La tenue d’un cahier d’inventaire des biens acquis par la coopérative est obligatoire. Il permet de répertorier tous les biens durables, c’est-à-dire non consommables, qui vont être utilisés plusieurs années. Il peut s’agir par exemple d’appareils audiovisuels, de matériel informatique, d’appareils photos, de jumelles, de boussoles, de jeux éducatifs… Tout matériel « durable », propriété de la coopérative, dont la valeur est supérieure à 50€ doit obligatoirement figurer dans ce registre. Ils n’en sortent que lorsqu’ils sont dérobés, détruits ou hors d’usage.

Ceux-ci sont alors différenciés de ceux de la Mairie pour des raisons telles que l'assurance ou l'entretien (ou pour la répartition auprès d’autres écoles si la coopérative venait à fermer).

Ainsi, il est important de le tenir à jour, ce que Retkoop permet de faire facilement. Si rien n’a été saisi dans la colonne « Biens durables » (colonne 6800), le cahier d’inventaire n’apparaît pas. Au contraire, Si vous inscrivez une dépense en investissement dans la colonne de ventilation 6800 ("Biens durables"), cela signifie que vous avez acquis un bien dont la coopérative est propriétaire et le cahier d’inventaire est généré automatiquement, consultable et imprimable.

N.B. : D’un point de vue comptable, le compte 6800 est un compte de dotation aux amortissements. Il est convenu que les amortissements du matériel des coopératives se font exclusivement sur l’année scolaire, n’ayant pas de plan comptable suffisamment étendu.